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Preguntas frecuentes para organizadores de reuniones empresariales


De vez en cuando, mis ojos se encuentran con un escrito fuera de serie. Leo algo que quería leer pero no habit encontrado y por tanto, lo disfruto inmensamente. Algunas veces es un texto que me inspira, otras veces es una historia que me cautiva y de vez en cuando una pieza informativa de mucho valor.

 Este año estoy cumpliendo 10 años de estar en la industria de los eventos empresariales como conferencista y nunca habit encontrado un escrito que describiera con certeza y claridad las dinámicas y la manera como esta industria opera. Tony D’Amelio, un líder influyente en la industria a nivel global, quien es el fundador y el Ceo D’amelio Network,  una empresa de management de conferencistas, tiene un blog fantástico donde comparte pensamientos e información relevante para todos los actores de la industria. En esta entrada, Tony explica con claridad quienes son y como interactúan los diferentes actores de la industria.

En mercados sofisticados como Estados Unidos y Europa, donde es ya una industria madura, hay una dinámica clara y se cuenta con presencia sólida de agencias, brokers, managers y claro, conferencistas. En América Latina el ecosistema es mas limitado. Hay, por supuesto, conferencistas, hay una manotada de agencias muy profesionales y se podría decir que hay brokers, aunque esta figura no esta desarrollada al 100%. Lo que no tenemos aun, y la industria lo pide a gritos son firmas de management de conferencistas.

He consultado con Tony si me permite publicar su entrada en mi blog, y muy generosamente ha accedido.

Espero que lo disfruten!

Cualquier persona que haya contratado conferencistas para eventos corporativos puede atestiguar que  la industria de conferencistas puede ser confusa para quien no la conoce bien. Aquellos de nosotros en el interior de ella estamos acostumbrados a sus actores y dinámicas, pero si sólo participas en este mundo unas pocas veces al año, darle sentido a cómo funcionan las cosas puede ser un poco complejo.

Como alguien que ha estado involucrado en juntar talento y público por toda mi carrera, me gustaría ofrecer algunas ideas esenciales que serían útiles para los planificadores de eventos corporativos , tanto principiantes como veteranos.

Pero primero, un descargo de responsabilidad: después de haber pasado 42 años en el mundo de los agentes, 27 de ellos con el Washington Speakers Bureau [ya no ocupo ese lugar], he acumulado una buena cantidad de experiencia al ver los cambios que ha experimentado la industria. Mi nuevo rol es como gerente de nueve conferencistas que atraen de un perfil empresarial y de negocios. Mi empresa funciona con la gama completa de recursos que describo aquí: agencias, corredores y otras agencias de recursos de planificación de eventos que prestan servicios a quienes contratan conferencistas.  No tengo nada que ganar aquí; el único proposito es arrojar algo de luz sobre lo que los planificadores de eventos corporativos me han dicho que era confuso acerca de la industria de conferencistas para facilitarles sus procesos futuros.

 

RECURSOS DE CONFERENCISTAS

COMIENCE AL PRINCIPIO – ¿QUÉ ES UNA AGENCIA DE CONFERENCISTAS?

Empecemos con lo básico. La mayoría de los planificadores de eventos contratan a sus conferencistas externos a través de una agencia o corredor. Fundamentalmente, esa entidad es responsable de documentar los detalles con un contrato y asegurarse de que el conferencista tenga lo que necesita (en forma de requisitos técnicos, información basica, etc.) para hacer un buen trabajo en el evento. Para los conferencistas de nombre más grande, las responsabilidades se vuelven más complejas. Los honorarios de la agencia o corredor están integrados en la tarifa del conferencista que usted paga.

Algunas oficinas solo manejan conferencistas que representan exclusivamente. Otras oficinas trabajan con conferencistas de forma no exclusiva y finalmente, hay oficinas que son híbridas: manejan conferencistas exclusivos y no exclusivos.

¿ES UNA OPCION MEJOR QUE LAS DEMÁS?

Bueno, cuando trabajas con el representante exclusivo estás trabajando con personas que posiblemente conozcan al conferencista mejor que nadie. Entonces, ciertamente eso es una ventaja. Un abogado del diablo diría que la desventaja es una posible falta de opciones; que las agencias exclusivas no son capaces de satisfacer completamente las necesidades de los planificadores de eventos.

Las agencias que representan a todos conferencistas no exclusivos o un modelo híbrido de conferencistas exclusivos y no exclusivos se presentan a sí mismas como si ofrecieran más opciones. Y en el caso de todas las operaciones no exclusivas, sugieren que son más objetivos en cuanto a sus recomendaciones; implicando que consideran sobre todo las necesidades de quien contrata a los conferencistas y no tienen que preocuparse de darle prioridad a sus conferencistas.

¿ME VA MEJOR INTENTANDO ENCONTRAR CONFERENCISTAS POR MÍ CUENTA?

Ciertamente, es posible dedicar tiempo a buscar conferencistas no exclusivos y reservarlos directamente por su cuenta. La mayoría de las personas, sin embargo, están demasiado ocupadas para eso. Y la gente quiere la garantia y la seguridad de tener una organización que les respalde.  En caso de que algo ocurra con un viaje, enfermedad del conferencista, etc., es reconfortante tener un profesional listo para entrar en acción en su nombre. En casi todos los casos, no te va a costar más.

Entonces, como pueden ver, esta decisión realmente es una cuestión de elección.

¿QUÉ OTROS RECURSOS DE CONFERENCISTAS HAY?

Las agencias de relaciones públicas, las agencias de publicidad, las empresas de planificación de eventos, las productoras de eventos y otras también pueden actuar como recursos para los conferencistas, aunque la mayoría de las veces se contrata a conferencistas a través de de agencias y corredores. Estos grupos pueden ser compensados ​​por sus servicios de muchas maneras, que describiré a continuación.

ENTENDIENDO LA EXCLUSIVIDAD

¿QUÉ SIGNIFICA EXCLUSIVIDAD?

Muchos conferencistas se alinean con una sola agencia para la representación porque les hace la vida más fácil. Esa oficina se convierte en el conducto para toda la actividad de sus conferencias. Por lo general (aunque no siempre), la oficina exclusiva también es la única que puede anunciar al conferencista y tenerlos en su sitio web.

¿SOLO SE PUEDE AGENDAR UN CONFERENCISTA EXCLUSIVO A TRAVÉS DE SU AGENCIA EXCLUSIVA?

Aunque la agencia exclusiva podría ser la única con permiso para promocionar al conferencista exclusivo, la mayoría de las veces trabajarán en colaboración con compañías productoras de eventos, compañías de relaciones públicas, agencias de publicidad, etc. En muchos casos (aunque no en todos), las oficinas con conferencistas exclusivos también cooperarán con otras agencias y corredores para reservar eventos; una acción llamada co-intermediación.

¿CÓMO FUNCIONA ESO, FINANCIERAMENTE?

Cuando una oficina exclusiva comparte su conferencista exclusivo con otra agencia o corredor, a veces la comisión se divide, lo que no resulta en costo adicional para la organización contratante. En algunos casos, la oficina exclusiva no dividirá la comisión y la oficina de corretaje conjunta / intermediaria debe agregar una tarifa para cubrir sus esfuerzos de coordinación.

La situación financiera varía cuando otros recursos de terceros trabajan con la agencia exclusiva de conferencistas. La forma en que se compensa a estos grupos por sus servicios puede variar: pueden hacerlo como parte del alcance de servicios según su contrato general para el evento; pueden recibir una parte de la comisión de la agencia, o pueden agregar una tarifa de coordinación además de la tarifa del conferencista. En general, estos recursos son transparentes sobre los medios de compensación.

CONFERENCISTAS NO EXCLUSIVOS

¿POR QUÉ ALGUNOS CONFERENCISTAS APARECEN EN MÁS DE UN SITIO WEB? 

Hay todo un mundo de conferencistas que no son exclusivos de ninguna agencia. En aras de un mejor término, son autónomos y trabajan con muchas agencias, corredores y otros recursos comerciales. Algunos de estos conferencistas tienen una tarifa bruta fija y pagan una comisión a la entidad intermediaria que los contrata. Algunas entidades que trabajan con clientes con una tarifa plana de consultoría no tomarán la comisión. Otros conferencistas trabajan con una tarifa neta, lo que significa que la entidad de reserva agregará su tarifa de servicio para coordinar todos los detalles.

¿LAS TARIFAS SERÁN LAS MISMAS PARA LOS CONFERENCISTAS QUE APARECEN EN MÁS DE UN SITIO WEB?

Muy a menudo, pero no al 100%. Muchos conferencistas no exclusivos dictan cuál será la tarifa para que sea coherente en todas las agencias y fuentes. Pero hay algunos conferencistas que trabajan con una tarifa neta, y para aquellos, la oficina agregaría su tarifa de coordinación.

Los corredores que no manejan ninguna exclusividad se presentan como imparciales y totalmente centrados en el cliente. Dicen que no tienen ninguna agenda para mantener ocupado a este o aquel conferencista, operan puramente sobre la base de lo que es mejor para el evento.

Algunos SOLO manejan conferencistas exclusivos

Mientras que las agencias con muchos exclusivos ciertamente tienen la obligación de mantener ocupados a los conferencistas que representan, no hay forma de evitar el hecho de que la única forma de generar negocios es asegurarse de que se atiendan los mejores intereses del cliente. Por lo tanto, aunque podrían recomendar sus exclusivos primero, no se enfocan en ellos exclusivamente.

¿QUÉ SON LOS AGENTES DE CONFERENCISTAS?

Los agentes de los conferencistas, como mi firma D’Amelio Network, generalmente manejan muchos menos conferencistas que agencias y corredores, podría estar entre uno y 20. El enfoque de un agente es abogar por el talento que manejan. En ese sentido, son como una agencia exclusiva. El trabajo del agente es conocer al conferencista realmente y promocionarlo lo más ampliamente posible en el mercado. Muy a menudo, el agente trabaja estrechamente y se asocia con agencias, corredores y otros recursos para llevar los conferencistas que manejan a la audiencia más amplia posible. Los conferencistas con la agentes también suelen aparecer en los sitios web de muchas agencias y corredores diferentes. Los agentes trabajan para mantener la integridad de la tarifa, por lo que la tarifa de los conferencistas manejados será casi con certeza (pero no 100%) uniforme, sin importar a dónde vaya.

¿QUÉ RECURSO DE CONFERENCISTA ES MEJOR PARA MÍ?

Esa es la pregunta más fácil de responder. Al igual que al tomar cualquier otra decisión de compra en la vida, trabaja con el recurso en el que más confías; el que te hace sentir más cómodo Descubrirás que la experiencia puede variar de un recurso a otro; en última instancia, quieres trabajar con alguien que te entienda, a tu audiencia, tus objetivos para la reunión, etc. Encontrar a alguien con esas cualidades es un socio invaluable en el éxito de tu evento

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